取得番号を安全に利用する仕組み

マイナンバー|社会保障・税番号制度

取得番号を安全に利用する仕組み

マイナンバー

 

 

入社から退職後まで、日常的な利用が多いマイナンバー

 

マイナンバーは日常的な利用が多いため、
取得から破棄に至るまで継続的な管理が必要です。

 

従業員のマイナンバーを取得し、退職後の廃棄に至るまで、
安全かつ適切な管理が行えるようなルールや仕組みづくりが必要です。

 

 

マイナンバーの真正性と適切な管理のポイント

 

情報管理における番号制度特有の課題として、
マイナンバーの目的外利用、保管の禁止や、本人の実在の有無と番号の真正性の確認、
さらにこれまでに考慮の必要が殆どなかった「情報の廃棄」への対応が必要となります。 

 

マイナンバーの真正性と適切な管理のポイント

(図1:マイナンバーの真正性と適切な管理のポイント)

 

 

紙管理やシステム担当者による手入力、帳票への転記では、
ミスやセキュリティ上の問題が多く発生しがちです。

 

マイナンバー制度が開始された後は、マイナンバーを的確に入力、保管し、
的確に廃棄するために書類・帳票等の取り扱いに関する
ルールの見直しが必要になる場合もあります。

 

 

できれば、ワークフローシステムなどを通じて番号を取得し、
厳重なセキュリティの中、本人確認から廃棄に至るまでを一つのサイクルとし、
文書管理システムやファイルサーバーなどで番号の記載された帳票などを
一括で管理する仕組みを導入するのが理想的です。

 

 

 

 


 


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