マイナンバー制度が企業にどのような影響を与えるのか
業務や帳票についての具体的な対策ポイントについてなど

マイナンバー|社会保障・税番号制度

民間企業におけるマイナンバー制度の影響 (その2)

マイナンバー

こちらのページでは、マイナンバー制度による影響を受ける業務と対策ポイントについて解説します。民間企業におけるマイナンバーのへの対応は、「①利用しているシステムや帳票類などのフォーマットの変更②従業員とその扶養家族、取引先の法人番号の入手と番号の管理ルールの策定③番号の取得と保管に関するセキュリティの対策④全社員に対するルールの周知徹底とマイナンバーの取り扱いに関しての周知徹底」がポイントとなります。

 

 

従業員からのマイナンバー取得に付随する業務の発生

 

前回の「民間企業におけるマイナンバー制度 その1」で記載したように、
マイナンバーは「人事労務」「給与会計」などの業務に深く関わり
企業から税務署やハローワークなど、行政機関に提出する「社会保障・税」分野における書類には
全てマイナンバーや法人番号の記載が義務付けられます。

 

企業は、2016年1月以降で行政に書類を提出する業務が発生する以前に、
マイナンバーをしかるべき方法で社員から入手する必要があります。
マイナンバーを従業員から取得する際には、本人の実在性の確認と個人番号の真正性の確認のため、
身分証明書の提示、もしくは添付が必要となります。

 

対面 書面送付
必要な
提示書類
個人番号記載書類 個人番号カード・通知カード・個人番号記載の住民票の写し・個人番号記載の住民票記載事項証明書
(いづれか一つ)
左記に同じ
本人確認書類 個人番号カード・写真つきの身分証明書・写真が無い身分証明書等については2点以上の書類 左記に同じ

 

マイナンバーは一人ひとりを特定できるような非常に機密性の高い情報のため、
入手する際や、保管する際にも注意が必要です。

 

 

帳票類のフォーマットへの影響

 

マイナンバーの施行に伴い、マイナンバーや法人番号の記載が必要となる
源泉徴収表などの各種帳票のフォーマットが変更される予定です。

 

人事労務、財務会計関係の帳票を基幹システムなどから出力している場合は、
既存の業務と利用している帳票を洗い出した後、
マイナンバーの記載が必要な帳票類をピックアップし、
利用しているシステムのベンダーなどへ帳票のフォーマット変更などの作業を
依頼しておかなければなりません。

 

ですので、帳票を直接扱う人事労務、財務会計部門はもちろん、
システムの実装を行うシステム部門にも影響が及びます。

 

 

情報セキュリティ対策

 

特に気をつけなければならない項目が、
情報セキュリティへの対策に関する項目です。

 

昨年度も大規模な情報漏えい事件が起こったことは記憶に新しいところですが、
プライバシー保護や情報漏えいに関して個人情報の保護が重要視される中、
行政側はマイナンバー個人番号の利用に関して安全管理ルールを厳しく定め、
仮に漏洩した際や不正利用をした場合には厳しい罰則を与えることを制度化しています。

 

マイナンバーは非常に機密性の高い情報のため、
取得から管理、破棄に至るまでの管理を徹底する必要があります。

 

しかし、企業が従業員のマイナンバーを管理するのはとても困難で、
番号の取得漏れや漏えい等が発生する可能性が高くなると思われます。
コンプライアンス部門や、情報セキュリティを管理する部門では、
従業員の個人番号を適切に管理するためのルールを作り、
それに対しての従業員への教育も実施していかなければなりません。

 

マイナンバーが記載されており、なおかつ法廷保存年限が定められているものに関しては
その保管方法や廃棄方法についても検討が必要です。
錠のついたキャビネットでの保存や、電子化して保存する場合には
ファイルサーバーや文書管理システムを導入したり、ハードディスクの暗号化等のシステムを組み込むことも視野に入れた対策が必要です。
また、保存年限の過ぎたものに関しては速やかに破棄することが義務付けられているため、場合によってはシュレッダーなどを新たに導入する必要が出てきます。

 

 

 

社員教育の徹底

 

帳票の利用や情報セキュリティに関してのルールが変更されると、
業務を円滑に進めるために社員に対してそれらの変更点を周知徹底しなければなりません。

 

帳票を直接扱う部門だけならばまだしも、
マイナンバーは給与を受け取っている全従業員が関わる制度になるので
遠隔地にある支店や営業所の社員にも制度に関する教育が必要となります。

 

 

企業に求められるマイナンバーへの対応は?

 

つまり、日本国で登記している企業はマイナンバーを利用する業務が発生するまでに

 

・利用しているシステムや帳票類などのフォーマットを変更し、
・従業員とその扶養家族の個人番号、取引先の法人番号を入手、
・また番号の取得と保管に関するセキュリティの対策を事前に行い、
・さらには全社員にその変更とマイナンバーの取り扱いに関しての周知徹底

 

を行ったうえで、それらの運用管理を継続して行う義務を課せられているのです。

 

下記にマイナンバー制度が企業に与える影響と対策のポイントについてまとめました。

 

【参考:マイナンバー制度の影響範囲とポイント】

対象

・正社員だけでなく、パート・アルバイト社員も対象
・従業員本人だけでなく扶養家族の番号も対象
・講演講師や司会者等、報酬を支払う個人も対象

業務への影響

・番号の利用目的の明示が必要
・番号取得・本人確認手続き(身分証明書の提示)が必要
・番号を含む個人情報は特定個人情報として厳格な管理が必要
・番号を記載する帳票の把握が必要
・従業員退職後、しかるべき時期に番号の破棄が必要

ポイント

・番号の取得漏れがないように
・本人確認の未実施がないように
・番号の漏えいが起きないように
・明示している利用目的のみで利用するように
・従業員退職後の番号破棄までを業務フローに

 

 

 

まとめ

 

●マイナンバー制度は日本国に登記している全ての企業が影響を受ける
●影響を受ける従業員は、正社員だけでなくパート、アルバイトを含む全従業員
●影響を受ける業務は「人事労務・給与会計」のみではなく多岐に渡る。
企業は「マイナンバー取得」「帳票変更」「情報セキュリティ」「社員教育」などの対策を、できれば2015年度中に講じておかなければならない。

 

 

前回、今回と2回にわたって民間企業におけるマイナンバー制度の影響について述べさせて頂きました。

 

マイナンバー制度は利便性の高い制度である一方で、
それを取り扱う行政や民間企業にとっては、業務変更への対応や安全管理に関する負担が純粋に増える制度なのです。

 

個人情報保護法より厳しい罰則が設けられているマイナンバー制度では、
安全管理に不備があると判断された場合は罰則対象になることから、
企業にとっては非常に大きなリスクを伴う制度であるともいえます。

 

 

企業がマイナンバー制度に対応するためには、
総務・経理部門だけでなく、システム部門やコンプライアンスに関わる部門など、
幅広い部門に影響が及ぶことが予想されますので、対応には部署間の連携が必須となります。

 

業務の洗い出しからルールを策定し、具体的な対策を講じるまでに
相当の工数がかかることが見込まれます。
マイナンバー制度が施行されるのは2016年1月1日から。
はたして、制度への対応は間に合うのでしょうか?

 

次回からは民間企業における対応へのスケジュールと、利用する実際のタイミングなどについて解説します。

 


 


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